Аутсорсинг бухгалтерских услуг стал серьезным шагом в развитии всех сегментов бизнеса. Перекладывание услуг позволило любой компании экономить на зарплате и дополнительном помещении для сотрудников. Бухгалтерский аутсорсинг особенно выгоден начинающим предпринимателям, ведь сумма ежемесячного обслуживания намного меньше, чем ежемесячная стоимость наемного сотрудника. В статье расскажем о преимуществах аутсорсинга бухгалтерского учета, а также о том, как сэкономить на таком сотрудничестве.
Что такое аутсорсинг бухгалтерских услуг?
Такое решение представляет собой делегирование обязанностей другой компании, которая занимается ведением учета. Данное решение для российского рынка было введено 23 мая 2016 года, и с тех пор пользуется популярностью по всей стране.
Использование такого решения позволяет сократить риск-менеджмент, а также затраты на сотрудников. Благодаря оптимизации бизнес-процесса, решения малого бизнеса расширяются значительно быстрее.
Европейские страны практически полностью отказались от личного бухгалтера. Как показывает статистика, только 9% европейских компаний имеют личного специалиста. Только крупный бизнес может себе позволить ведение бухгалтерии практически без влияния на бюджет организации.
Ключевым преимуществом аутсорсинга бухгалтерии является полный аудит налоговой сферы. Государственные органы постоянно вводят новшества, поэтому контролировать такие нюансы самостоятельно достаточно проблематично. Компании такого плана полностью избавляют от такой необходимости, ведь все детали они берут на себя.
Виды бухгалтерского аутсорсинга
Фирмы предоставляют различные виды бухгалтерского сопровождения, поэтому каждый может выбрать для себя подходящий вариант. Мы подготовили список основных видов бухгалтерского обслуживания, которые имеют наибольшую популярность.
Бухгалтерское консультирование
Такой вид деятельности широко распространен, благодаря его простоте. Затраты на консалтинг минимальные, зато все необходимы вопросы решаются в минимальные сроки. Такие услуги не предусматривают бухучет, зато можно получить исчерпывающие знания по всем необходим проблемам, а также совместно решить ее, в случае непонимания вопроса.
Особенно полезны вопросы введения новых законов в налоговой сфере, которые крайне сложно отследить. В таких компаниях каждодневно следят за изменениями, поэтому вы получите самые свежие практические рекомендации.
Выборочный аутсорсинг
Такая процедура подразумевает передачу частично отчетности. Это может быть только расчет зарплаты сотрудникам либо составление налоговой декларации для последующей передачи в инспекцию. Вариантов множество, но эти два являются наиболее востребованными. Такие действия производятся в том случае, если нет желания для аудиторской проверки, но необходимо узнать точность передаваемых данных. Если начинаются различия в отчетности, значит один из бухгалтеров искусственно искажал данные.
Стоит знать. Любая ошибка в отчетности способна привести к уголовной ответственности за мошенничество. Будьте крайне внимательны к свои сотрудникам, чтобы вся информация полностью соответствовала действительности.
Еще одно применение такого вида услуг – частичное сокращение специалистов компании. Такое решение позволяет существенно сэкономить. Зачастую, остается только главный бухгалтер, который полностью взаимодействует с аутсорсинговой фирмой, и следить за своевременным исполнением обязательств.
Полный аутсорсинг
Такое мероприятие предполагает сокращения всего штата специалистов и передачу прав на обслуживание сторонней фирме. Способ на сегодняшний день крайне востребован, особенно в условиях малого бизнеса.
Стоит внимательно относиться к выбору компании, ведь не все своевременно и качественно оказывают услуги.
Ведение учета от лица главного бухгалтера
Выбрав такой метод, практически невозможно отследить работу компании-подрядчика. Но, зато процесс полностью переходит на плечи сторонней фирмы, которая будет отвечать за все действия, в случае каких-либо нарушений. В 90% передается право подписи для того, чтобы полностью переложить обязанности. В конце каждого месяца просто приходит отчетность, по которой определяется качество выполненных работ.
Каждый вариант сотрудничества предполагает определенные обязательства и подходит только под конкретный случай. Не стоит думать, что, если компании удобно работать с подрядчиком по определенному методу, значит и вас это должно устроить. На деле может оказаться далеко не так. Выбирайте вид сотрудничества исходя из личных нужд и грамотного расчета.
Какие функции бухгалтерии можно передать на аутсорс?
На аутсорсинг можно передать все функции бухгалтерии, но нужно это далеко не всегда. Например, если у вас малый бизнес, с численностью сотрудников менее 100 человек, то бухгалтерский аутсорсинг – лучшее решение, которое поможет экономить и не забивать голову постоянными законодательными изменениями.
Средний бизнес так же возможен в передачу обязанностей подрядчику, но постепенно. Для начала тщательно отбирается подрядная организация, которой планируется передать все обязанности собственной компании. Затем делегируется часть дел. Через 2-3 месяца, при успешном выполнении всех обязательств, передается еще часть дел. И только через полгода фирма полностью переводиться на бухгалтерский аутсорсинг.
Почему необходимо делать именно так? При невыполнении обязательств придется занимать восстановлением бухучета, что займет определенное количество времени. За этот период могут возникнуть дополнительные обязательства перед налоговой инспекцией, что приведет к серьезным проблемам.
Компании большого бизнеса практически не переходят к стороннему сотрудничеству. С точки зрения предприятия это не выгодно, потому что есть высокий риск упустить что-либо важное. При больших объемах документации аутсорсинг становится крайне невыгодным, так как цены на обслуживание крайне высоки.
Затраты на специалистов в финансовой области не превышают затрат на аутсорс, а значит и целесообразность принятия такого решения полностью отсутствует.
Пошаговая инструкция: как перейти на аутсорсинг бухгалтерии
Мы подготовили подробную инструкцию для того, чтобы процесс перехода был максимально комфортным и простым.
Анализ состояния компании и принятие решения об аутсорсе бухгалтерии
Важно знать, как идут дела у подрядчика. Проанализировать состояние компании можно различными способами:
- Напрямую обратиться к будущему подрядчику и получить актуальную информацию о состоянии дел;
- Попытаться узнать у других фирм, которые уже сотрудничают с организацией, на каком уровне производиться обслуживание;
- Почитать отзывы на сторонних ресурсах;
- Если есть знакомые, у которых есть опыт сотрудничество, то это станет лучшей рекомендацией.
Важно понимать, что качество услуг имеет ключевое значение. Без соответствия договору могут возникнуть неожиданные проблемы, вследствие чего компания может просто закрыться и оставить вас без специалистов. Поэтому, всегда заранее анализируйте компанию на предмет стабильности и качества выполняемых работ.
Важно! Проверяйте состояние дел подрядчика каждые полгода. Это позволил беспрепятственно деятельность и не беспокоиться о возможных неприятностях.
Компании получают новых клиентов, исходя из множества факторов. Вот некоторые из них:
- Количество обслуживаемых компаний. Много компаний – хорошо. Но, если численность сотрудников подрядчика небольшая, то они начнут физически не успевать своевременно сдавать документацию. Поэтому, уточняйте все нюансы перед тем, как остановиться на выборе определенной организации;
- Уровень обслуживания. Рекомендации о сотрудничестве можно найти у знакомых либо в Интернете. Качественные компании всегда на слуху, поэтому рекомендуется отдавать предпочтение именно им.
- Договор. От условий договора зависит почти все, поэтому читайте все условия, а лучше предоставьте это дело своему юристу и бухгалтеру. Они знают все нюансы сотрудничества, поэтому подберут наиболее оптимальное решение.
Стоит учитывать все факторы перед выбором компании, ведь ошибка можете привести к существенным проблемам и необходимости искать другого подрядчика.
Разработка условий контракта и заключение договора
В этом пункте важно проработать детали сотрудничества до мелочей. В большинстве случаев подрядные организации самостоятельно разрабатывают договор, но в нем содержится множество нюансов, которые крайне невыгодны при долгосрочном сотрудничестве. Некоторые умудряются даже внести «отсутствие обязательств» в обязательные условия для взаимодействия. Подписав такой договор, можно только надеяться на лучший исход событий, однако в 99% случаев появиться много проблем.
Только полная проработка контракта позволит спокойно продолжать ведения бизнеса. Рекомендуется вносить штрафные санкции, в случае нарушения условий, для максимально комфортного взаимодействия.
Налаживание механизма взаимодействия с аутсорсером и контроль работы
Для того, чтобы процесс был полностью отлажен, необходимо проработать механизм сотрудничества. Опытные компании сразу же предлагают лучшие решения, а также полностью проработанный механизм сотрудничества. Это сделано для того, чтобы клиенту осталось выбрать наиболее удобные условия, а не придумывать их самостоятельно.
Составить эффективный план крайне сложно, поэтому лучше поручить это задание сразу нескольким людям для того, чтобы сформировалась полная картина.
Главный бухгалтер сможет помочь проработать концепцию взаимодействия с подрядчиком, а также подскажет все нюансы такой сферы деятельности.
С помощью таких советов, наладить механизм сотрудничества и проверки не составит труда. Главное – правильно подойти к решению вопроса, а также продумать все до мелочей. В этом случае, со временем, можно отдать бухгалтерскую деятельность на полный аутсорс без переживаний о качестве работы.
Преимущества и недостатки аутсорса бухгалтерии
У каждого варианта взаимодействия есть как положительные, так и отрицательные стороны. Мы подобрали список наиболее значимых плюсов и минусом при ведении бухгалтерии с помощью аутсорсинга.
Начнем с положительных моментов.
Снижение затрат на услуги бухгалтера
Какая компания не мечтает сократить затраты на своих сотрудников? Преимуществом такого решения, особенно для малого бизнеса, является существенное снижение финансовых расходов, благодаря чему становится возможным более быстрое развитие организаций.
Один специалист требует отдельное рабочее место, оборудование и его обслуживание для полноценной работы, а также заработную плату и все социальные нормы. Есть еще налоговые отчисления и множество других факторов, которые заставляют отказаться от такого «удовольствия».
Особенным преимуществом является то, что затраты на аутсорсинг можно частично вернуть, подав декларацию о расходах. Это составляет дополнительную экономию, которая крайне важна как для малого, так и для крупного бизнеса.
Качество услуг
При оформлении сотрудника на должность бухгалтера, приходиться надеяться на его опыт и качество работы, в противном случае такой специалист может хорошо подпортить репутацию для налоговой инспекции и аудиторов.
Аутсорсинговые решения позволяют не думать об этом, ведь при ненадлежашем исполнении обязательств можно не только остаться без денежные средств, но и получить серьезные штрафные санкции.
Поэтому, каждая сторонняя компания делает все, чтобы качество услуг было на самом высоком уровне. Никто не хочет получать штрафы и негатив от собственных клиентов.
Лучшие компании обладают высокой репутацией за своевременное выполнение обязательств, а также профессиональной технической поддержки.
Ответственность за результат
Еще один несомненный плюс, который снимает с основной компании ответственность полностью. Аутсорсинг подразумевает полную или частичную передачу прав, благодаря чему все обязательства полностью возлагаются на компанию-подрядчика. В следствие такого решения, некачественное выполнение работ грозит не только проблемами с заказчиком, но и неприятностями с налоговой службой.
Перед тем, как начать работать с подрядчиком, внимательно ознакомьтесь с договором на оказание услуг, в котором указано об ответственности. Такие фирмы несут полную ответственность за:
- Своевременную сдачу отчетности;
- Утерю любой документации, которую невозможно восстановить;
- Случайное нарушение законов (вследствие выхода нового, либо неправильности предоставленных данных).
В этом плане, сотрудничество имеет один большой плюс. Ваша компания сразу снимает с себя ответственность за предоставление данных.
Конфиденциальность
Взаимный интерес сотрудничества подразумевает о дополнительном соглашении, которое регламентирует конфиденциальность всех отчетностей. На основании такой документации, ваши данные надежно сохранены, а также регулярно проверяются на предмет утечки компанией-посредником.
Конфиденциальность позволяет абсолютно спокойно вести деятельности в сотрудничестве со сторонней организацией, зная, что все отчеты и ценные документы останутся в полном секрете от третьих лиц.
На этом ключевые преимущества работы с подрядчиком закончились. Теперь разберем негативные моменты, которые также немаловажны для принятия окончательного решения.
Потеря репутации
Если ошибиться в выборе компании, то можно быстро оказаться в самом низу среди авторитетных фирм. Это зависит от того, насколько много совершил ошибок подрядчик. Если фирма еще и не несет ответственности за результат, то все неприятности лягут на плечи собственного бизнеса, что принесет дополнительные расходы.
Утечка информации
Риск присутствует всегда, особенно в момент передачи информации. Возникновение такой ситуации возможно только в тех компаниях, которые практически не следят за деятельностью сотрудников. Опытные фирмы проводят регулярные аудиты для исключения возникновения таких ситуаций.
Снижение оперативности реагирования
Проблемные ситуации требуют моментального реагирования, иначе за ними может последовать ряд негативных событий, влияющих на репутацию. Сотрудничество с такими компаниями, в некоторых случаях, подразумевает серьезный риск не успеть отреагировать на конкретное событие.
Кадровый риск
Если компания обанкротиться, либо просто потребуется смена партнера, то в этой период времени возникнет проблема ведения деятельности, по причине отсутствия бухгалтера. Опытные бизнесмены рекомендуют держать главного бухгалтера на постоянной основе, который, в случае возникновения таких ситуаций, сможет взять ведение дел на себя.
Ценообразование
Разобравшись со всеми нюансами, следует рассмотреть ценовую политику организаций, предоставляющих аутсорсинговую деятельность.
Что входит в стоимость услуг?
Каждая категория подразумевает конкретные обязанности. Ценовая политика так же значительно варьируется от вида налогообложения.
Упрощенная система позволяет экономить на подрядчике до 5-10 тыс. рублей, в зависимости от вида оказываемых услуг.
Базовый пакет подразумевает такие процедуры, как:
- Ведение расчетов через 1С Бухгалтерия;
- Сопровождение, с учетом всех необходимых регистров;
- Авансовая отчетность в количестве менее 10шт;
- Делопроизводство по каждому сотруднику компании;
- Полный и детальный расчет зарплаты, а также отпусков, больничных и т.д.;
- Полный бухучет, а также своевременная подача документов в необходимые государственные учреждения;
- Защита фирмы клиента, при возникновении форс-мажорных обстоятельств с налоговой инспекцией.
Даже такой пакет способен удовлетворить потребности 70% российских компаний, потому что заработная плата одного специалиста превышает затраты на аутсорсинг минимум в 2-3 раза.
Сравнительная таблица цен в Москве и регионах
|
Количество документации, один отчетный месяц |
Расходы при стандартном налогообложении, рублей в месяц |
Затраты при упрощенной системе, рублей в месяц |
|
1-10 |
5000 |
3000 |
|
11-30 |
9000 |
6700 |
|
31-50 |
12000 |
15000 |
|
51-150 |
26300 |
21000 |
|
151-200 |
31600 |
23000 |
Как видно из таблицы, расходы на услуги подрядчика минимальны, даже при работе с объемами документации.
В регионе показатель отличается на 10-15% в нижнюю сторону, благодаря чему сотрудничество становится еще выгоднее.
Как выбрать компанию для аутсорса?
Гарантии компании-подрядчика
Гарантийные обязательства позволяют покрыть расходы на форс-мажорные обстоятельства, а также не тратить денежные средства на суды и прочие издержки. Профессиональные компании дают гарантию на все, что необходимо для беспрепятственного сотрудничества.
Все гарантийные обязательства прописываются в договоре подряда, с которым следует ознакомиться в первую очередь. По желанию, клиент вносит дополнительные коррективы, которые полностью исключают негативных последствий и влияния на репутацию.
Наличие/отсутствие тестового режима
Опытные фирмы предлагают 2-х недельный тестовый период, на котором становятся понятны все преимущества работы с данными организациями. Если такого периода нет, то стоит внимательно искать информацию, чтобы удобство не стало тяготить ваш бизнес.
Отзывы клиентов
Важных фактор, который способен серьезно повлиять на конечный выбор. Стоит искать отзывы на 2-5 ресурсах, чтобы окончательно убедиться в правильности выбора. Мошенники стараются накручивать отзывы, но найти реальные не составит большого труда.
Как правильно взаимодействовать с подрядчиком?
Доверие и контроль
Нельзя «слепо» доверять сторонним компаниям, даже при наличии большого количества положительных отзывов. Рекомендуется самостоятельно аудировать дела компании, а также нанимать аудиторов для проверки контроля качества.
Разграничение ответственности с каждой стороны
Нужно четко определить уровень ответственности как подрядчика, так и компании. Это позволит сформировать наиболее комфортные условия для дальнейшей работы. Подготовьте договор так, чтобы не только интерес вашего бизнеса был опорой, но и выгода организации, взявшая на себя бухгалтерские задачи.
Бухгалтерский аутсорсинг – современное решение бизнеса, которое позволяет отказаться от самостоятельного ведения бухгалтерии в пользу экономии денежных средств, а также сокращения штата сотрудников. Правильно составленный договор гарантирует доверительные отношения, которые постоянно подкрепляются эффективными результатами. Российские фирмы с радостью соглашаются работать таким образом, в угоду собственной выгоде. Распределение обязанностей дает четкое понимание ответственности обоих сторон, благодаря чему формируется правильный вектор сотрудничества.